El engorroso sistema de los correos electrónicos está quedando de lado en aras de la productividad que ofrecen las herramientas de mensajería instantánea. Mejor organización y accesibilidad son algunas de sus ventajas.
Por mucho tiempo, el correo electrónico ha sido la herramienta por excelencia en los entornos laborales; sin embargo, en los últimos años son las aplicaciones de mensajería instantánea las que han tomado la posta con resultados muy eficientes.
Aprobadas por los usuarios
El uso de estas Apps ha trascendido la vida social de las personas ingresando incluso a su mundo laboral. WhatsApp, Messenger de Facebook, Line, Skype, WeChat, Snapchat y Hangouts, por mencionar algunas, son de uso cotidiano por la gran mayoría de usuarios, ya no solo para conversar con sus amigos sino también para coordinar tareas con compañeros y jefes en el trabajo.
Como vemos en estas estadísticas, el uso de Apps de mensajería instantánea se incrementa cada año. De hecho desde enero del 2015 su número de usuarios superó por primera vez a la cantidad de usuarios de redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram.
Beneficios de la mensajería instantánea en el trabajo
¿Y cómo están adoptando las empresas esta nueva tendencia? En diversas compañías, por ejemplo, ya es común ver grupos de WhatsApp por áreas o grupos de trabajo específicos; y aunque todavía algunos optan por coordinar vía correo electrónico, su uso es cada vez menor.
De cara a la transformación digital de las empresas, es imprescindible la adopción de nuevas herramientas digitales que mejoren la productividad del trabajo en equipo. Las aplicaciones de mensajería instantánea contribuyen muy bien con esto sumando diversos beneficios:
1. Visibilidad
Se puede saber quién está conectado y quién no; algunas veces incluso si leyó el mensaje o descargó un archivo. De esta forma, la resolución de problemas se puede lograr con mayor rapidez y eficiencia. Adiós a la espera interminable de respuestas a correos electrónicos o a la desesperación de saber si un email fue visto o no.
2. Estructura
En lugar de tener muchos correos electrónicos desperdigados en la bandeja (por ejemplo, distintos hilos según el asunto, diferentes envíos de un mismo grupo de trabajo, o nuevos asuntos cada vez que se suma un nuevo integrante), una plataforma de mensajería instantánea puede agrupar mejor las conversaciones.
Según área o grupos específicos de mando o proyectos, la conversación se puede organizar por canales ordenados y claros. El formato de un chat también contribuye a esto: se puede ver el historial completo; tiene un orden cronológico; y se pueden compartir archivos, enlaces o imágenes que quedan disponibles para cualquier consulta posterior.
Incluso algunas herramientas liberan su API (interfaz de programación de aplicaciones) para que los negocios y usuarios puedan integrar datos de otras aplicaciones. Este automatismo ahorra tiempo y favorece la productividad.
3. Simultaneidad
En línea con el beneficio de visibilidad, las apps de mensajería instantánea permiten tener conversaciones en simultáneo. Una coordinación por correo puede tomar horas, mientras que una reunión por teleconferencia, solo minutos. Esto ayuda también al teletrabajo.
4. Accesibilidad
Los ejecutivos y empleados pueden estar disponibles en cualquier hora y lugar. Acceder a las aplicaciones es muy sencillo. Solo hace falta tener un dispositivo móvil y conexión a Internet. Las apps tienen versiones para distintos sistemas operativos como iOS y Android.
5. Atención al cliente
Aunque las cuatro ventajas anteriores están enfocadas en el trabajo interno, de cara al consumidor también hay beneficios. Usando apps de mensajería instantánea los negocios pueden estar más cerca de sus clientes, conversar con ellos, absolver sus dudas y así tener un trato más humano y servicial. Los chatbots, robots que interactúan con los usuarios, están dando la hora, especialmente en plataformas como Facebook Messenger.
Ejemplos de herramientas
No todas las compañías usan las mismas herramientas. Algunas incluso han incursionado en las redes sociales corporativas que, si bien son muy útiles, sus mayores beneficios no están enfocados en la productividad.
Aquí te presentamos las aplicaciones de mensajería instantánea más conocidas:
Conocida por algunos como el ‘WhatsApp de la comunicación en las empresas’. Es ideal para conversaciones y coordinaciones. Permite tener varios canales, buscar palabras específicas, integrar otras apps, hacer videollamadas, almacenar archivos y más.
Es una herramienta similar a la anterior, que agrega almacenamiento ilimitado en la nube, un gestor de tareas y proyectos, así como una función de broadcast.
Aunque no es la más adecuada para el trabajo, ya que se podrían filtrar conversaciones personales, también es usada por distintas áreas de organizaciones o grupos de proyectos específicos. Su ventaja es que todos sabemos cómo funciona y siempre estamos pendiente a sus notificaciones.
Su extendido uso ha tenido como consecuencia la creación de un nuevo puesto de trabajo: la figura del Whatsapp Manager, una persona que gestiona las conversaciones de los ejecutivos.
Combina mensajería instantánea con algunas funciones de red social corporativa. Permite visualizar la carga de trabajo de cada empleado y crear grupos y eventos de cualquier tipo. Además, se puede añadir usuarios externos, como clientes o proveedores.
- Facebook Messenger
De cara a los consumidores, es hoy en día la plataforma por excelencia para conversar con los clientes. Algunas empresas incluso lo hacen con chatbots.
